Hieronder vindt je het CONCEPT van de huidige statuten en huishoudelijke reglement. Zodra de vastlegging hiervan definitief is afgerond bij de notaris, wordt deze binnenkort vervangen door de definitieve versie.

de statuten der vereniging (concept)

Artikel 1. Begripsbepalingen.
In deze statuten wordt verstaan onder:
ALV: De Algemene Ledenvergadering van de vereniging
Bestuur: Het bestuur van de vereniging;
BW: Het Burgerlijk Wetboek;
Elektronisch: Een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en

reproduceerbaar bericht;

HHR: Het HuisHoudelijk Reglement van de vereniging
Jaarstukken: De balans en de staat van baten en lasten en een toelichting daarop.
Daarnaast het jaarverslag van het bestuur en een verklaring van de
kascommissie;

Schriftelijk: Bij brief of e-mail, of bij boodschap die via een elektronisch of op
schrift gangbaar communicatiemiddel wordt overgebracht en
elektronisch of op schrift kan worden ontvangen mits de identiteit van
de verzender met afdoende zekerheid kan worden vastgesteld;

statuten_VTVB_v2_2023-06-06.docx – 2 – 06-06-2023
Vereniging: De rechtspersoon waarop deze statuten betrekking hebben.
Volkstuin: Een volkstuin is een particuliere tuin die niet bij de eigen woning ligt
Gedefinieerde begrippen kunnen zonder verlies van de inhoudelijke betekenis in
enkelvoud of meervoud worden gebruikt.
Artikel 2. Naam, zetel en duur.

1. De vereniging is genaamd: VOLKSTUINDERS VERENIGING BUNNIK (hierna
   te noemen vereniging
2. De vereniging heeft haar zetel in de gemeente Bunnik.
3. De vereniging is aangegaan voor onbepaalde tijd.
   Artikel 3. Doel en middelen.
4. De vereniging heeft als doel het bevorderen van het tuinieren als amateur in
   de ruimste zin des woords
5. De vereniging tracht dit doel onder meer te bereiken door:
   a. Het verkrijgen van geschikte terreinen bestemd voor volkstuinen, zo
   mogelijk met een permanent karakter;
   b. Het beheren van één of meer volkstuincomplexen;
   c. Het behartigen van de belangen van de leden;
   d. voorts al hetgeen met het voorgaande rechtstreeks of zijdelings
   verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin
   van het woord.
   Artikel 4. Leden
6. Lid van de vereniging kunnen slechts zijn:
   a. Meerderjarige natuurlijke personen, wonende in de gemeente Bunnik;
   b. Aan wie een volkstuin in gebruik is gegeven;
   c. Personen die niet aan de voorwaarden genoemd in lid a en/of b
   voldoen maar aan wie naar het oordeel van de ALV, het lidmaatschap
   kan worden gegeven.
7. Het lidmaatschap eindigt door:
   a. Het niet langer voldoen aan de voorwaarden van het lidmaatschap
   genoemd in lid 1;
   b. Het opzeggen door het lid;
   c. Opzegging namens de vereniging zoals nader uitgewerkt in het HHR.

Artikel 5. Geldmiddelen
De geldmiddelen van de vereniging worden gevormd door lidmaatschapsgelden,
baten voor het gebruik van grond en of hulpmiddelen alsmede overige inkomsten.
Artikel 6. Verenigingsjaar
Het verenigingsjaar loopt van één januari tot en met één en dertig
december.
Artikel 7. Het bestuur.

1. Het bestuur van de vereniging wordt door de ALV uit de leden benoemd;
2. Het bestuur van de vereniging bestaat uit ten minste drie leden;

statuten_VTVB_v2_2023-06-06.docx – 3 – 06-06-2023

3. Het bestuur omvat zo mogelijk een lid vanuit elk der aangesloten complexen;
4. De bestuursleden worden gekozen voor een termijn van vier jaar;
5. De voorzitter, secretaris en penningmeester worden in functie gekozen;
6. Bij HHR worden nadere voorwaarden omtrent verkiezing en beëindigen van
   het bestuurslidmaatschap gesteld;
7. Het bestuurslidmaatschap eindigt in ieder geval indien het bestuurslid ophoudt
   lid van de vereniging te zijn.
   Artikel 8. Taken en bevoegdheden van het bestuur.
8. Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging.
9. Indien het aantal bestuursleden onder drie is gedaald blijft het bestuur
   bevoegd. Het is echter verplicht om, uiterlijk binnen 4 weken, een ALV te
   beleggen waarin de voorziening voor de vacante zetel(s) aan de orde komt.
10. Het bestuur is bevoegd tot:
    a. Het uitvoeren van de door de ALV genomen besluiten, binnen de
    daaraan door de ALV gestelde randvoorwaarden en
    begrotingsrichtlijnen;
    b. Het aangaan van overeenkomsten met een spoedeisend karakter
    waarvan de financiële consequenties een door de ALV vastgestelde
    limiet niet te boven gaan.
11. Bij de vervulling van hun taak richten de bestuurders zich naar het belang van
    de vereniging.
12. In geval van ontstentenis of belet van één of meer bestuurders is (zijn) de
    overblijvende bestuurder(s) met het gehele bestuur belast.
13. In geval van ontstentenis of belet van alle bestuurders of van de enige
    bestuurder wordt de vereniging tijdelijk bestuurd door degene die door de ALV is
    aangezocht. Deze tijdelijk bestuurder verwerft op dat moment de status van lid als
    beschreven in art. 4.2. In het HHR kunnen nadere bepalingen m.b.t. taken en
    bevoegdheden worden opgenomen.
    Artikel 9. Vergaderingen en besluitvorming.
14. Het bestuur vergadert zo vaak als tenminste twee leden van het bestuur dit
    noodzakelijk vinden maar tenminste 3 x per jaar.
15. Besluiten van het bestuur worden bij enkelvoudige meerderheid van stemmen
    genomen.
16. De secretaris is belast met verslaglegging van de bestuursvergaderingen.
    Artikel 10. Vertegenwoordiging.
17. De vereniging wordt in- en buiten rechte uitsluitend vertegenwoordigd door het
    bestuur, voor zover uit de wet niet anders voortvloeit.
18. In afwijking van art 1 kan het bestuur aan anderen volmacht geven om de
    vereniging in en buiten rechte te vertegenwoordigen binnen de in die volmacht
    omschreven grenzen.
    Artikel 11. Algemene Leden Vergadering.
19. Aan de ALV komen alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten
    aan andere organen zijn opgedragen.

statuten_VTVB_v2_2023-06-06.docx – 4 – 06-06-2023

2. In elke ALV wordt op basis van een vooraf vastgestelde en toegezonden
   agenda vergaderd. In elke ALV komt in ieder geval het verslag van de vorige
   ALV aan de orde.
3. Jaarlijks, uiterlijk zes maanden na afloop van het verenigingsjaar, wordt een
   bijzondere ALV (jaarvergadering) gehouden.
4. In deze jaarvergadering komen in ieder geval aan de orde:
   a. Het jaarverslag over het door het bestuur in het afgelopen
   verenigingsjaar gevoerde beleid;
   b. Het jaarverslag over het door het bestuur gevoerde financiële beleid
   onder overlegging van de balans en staat van baten en lasten;
   c. Het verslag van de kascommissie;
   d. Decharge van het bestuur;
   e. De benoeming van leden van de kascommissie.
5. Toegang en stemrecht
   a. Elk lid heeft één stem;
   b. De wijze van toegang en stemrecht wordt nader geregeld in het HHR.
6. Bijeenroeping
   a. De ALV wordt bijeen geroepen door het bestuur. De oproeping
   geschiedt schriftelijk aan elk lid afzonderlijk. De termijn voor oproeping
   bedraagt tenminste 14 dagen;
   b. Voorts is het bestuur op gemotiveerd verzoek van tenminste 10 leden
   verplicht tot het bijeenroepen van een ALV binnen een termijn van vier
   weken.
7. In het HHR kunnen nadere bepalingen t.a.v. de ALV worden opgenomen.
   Artikel 12. Reglementen.
8. Uitwerking van onderdelen van de statuten vinden plaats in een HHR.
9. Op de vaststelling, wijziging en opheffing van het HHR is het bepaalde in
   artikel 13 leden 2, 3 en 4 van overeenkomstige toepassing met dien verstande
   dat kan worden volstaan met een volstrekte meerderheid van de uitgebrachte
   stemmen
10. De ALV is bevoegd daarnaast één of meer reglementen vast te stellen, waarin
    die onderwerpen worden geregeld, welke niet in de statuten of het HHR zijn
    vervat.
11. De reglementen mogen niet met de wet of de statuten in strijd zijn.
12. Wijziging van reglementen geschiedt door of namens de ALV.
    Artikel 13. Statutenwijziging.
13. De ALV is bevoegd de statuten te wijzigen.
14. Besluiten aangaande wijzigingen zijn uitsluitend geldig indien deze conform
    art. 11, lid 6a, zijn geagendeerd.
15. Besluiten daartoe worden genomen met een meerderheid van ten minste
    twee/derde van de uitgebrachte stemmen in een vergadering van de ALV
    waarin tenminste 50% van de leden aanwezig is.
16. Is in een vergadering, waarin een voorstel als bedoeld in lid 2 van dit artikel
    aan de orde is gesteld niet voldaan aan de in dit lid gestelde eisen dan zal een
    tweede ALV bijeengeroepen worden, te houden niet eerder dan zeven dagen,
    doch niet later dan één en twintig dagen na de eerste, waarin een zodanig
    besluit kan worden genomen met een meerderheid van ten minste twee/derde
    van de uitgebrachte stemmen, zonder dat een quorum vereist is.

statuten_VTVB_v2_2023-06-06.docx – 5 – 06-06-2023

5. Iedere bestuurder is bevoegd de notariële akte van statutenwijziging te
   verlijden.
   Artikel 14. Ontbinding en vereffening.
6. De ALV is bevoegd de vereniging te ontbinden.
7. Op het daartoe te nemen besluit is het bepaalde in artikel 13 leden 2 en 3 van
   overeenkomstige toepassing.
8. De vereniging blijft na haar ontbinding voortbestaan voor zover dit tot
   vereffening van haar vermogen nodig is.
9. De vereffening geschiedt door het bestuur.
10. De vereffenaars dragen er zorg voor dat van de ontbinding van de Vereniging
    inschrijving geschiedt in het register, bedoeld in artikel 2:289 BW.
11. Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van de statuten zoveel
    mogelijk van kracht.
12. Een eventueel batig saldo van de ontbonden vereniging wordt besteed
    overeenkomstig het doel van de vereniging.
13. Na afloop van de vereffening blijven de boeken, bescheiden en andere
    gegevensdragers van de ontbonden vereniging gedurende zeven jaren
    berusten onder de jongste vereffenaar.
    Artikel 15. Slotbepaling.
    In alle gevallen waarin deze statuten niet voorzien, beslist het bestuur,. Het legt
    daarover verantwoording af aan de ALV.
    —————————————– onderstaand voor de notaris ————————
    Slot
    De verschenen persoon is mij, notaris, bekend en zijn identiteit is door mij, notaris,
    aan de hand van de hiervoor vermelde en daartoe bestemde documenten
    vastgesteld.
    De verschenen persoon verklaarde tijdig voor het verlijden van de akte een ontwerp
    van deze akte te hebben ontvangen en van de inhoud daarvan op de hoogte te zijn.
    Voor het verlijden van de akte is door mij, notaris aan de verschenen persoon
    mededeling gedaan van de zakelijke inhoud van de akte en heb ik daarop een
    toelichting gegeven.
    De verschenen persoon is daarbij door mij, notaris, gewezen op de gevolgen die
    voor de vereniging uit deze akte voortvloeien.
    De verschenen persoon verklaarde van de inhoud van de akte te hebben kennis
    genomen en met beperkte voorlezing in te stemmen.
    Deze akte is verleden te <plaats> op de dag die in het hoofd van de akte is vermeld.
    Onmiddellijk na de beperkte voorlezing is de akte ondertekend door de verschenen
    persoon en mij, notaris.
    (Volgt ondertekening)

————————————————————————————————————————–

Huishoudelijk Reglement van de Volkstuindersvereniging Bunnik (concept)

Dit huishoudelijk reglement geeft regels m.b.t. het besturen van de Vereniging. Het is de formele
nadere uitwerking van de statuten.
Dit Huishoudelijk Reglement is opgesteld vanuit de volgende overwegingen:

• Waar noodzakelijk wordt in dit reglement verwezen naar artikelen in de statuten
• Het is opgezet vanuit vertrouwen in het bestuur met daarbij wel een ‘noodrem procedure’
• Onderdelen die eenvoudig gewijzigd mogen worden in aparte deelreglementen vastgelegd.
• We nemen niet meer op dan strikt noodzakelijk om overregulering (en bureaucratie) tegen te
  gaan.
  
  WERKING
  Artikel 1. Samenhang

1. De hiërarchische samenhang van de regels van de Volkstuinders Vereniging Bunnik is als volgt:
   a. bestaande wet- en regelgeving (zowel landelijk als van de gemeente Bunnik).
   b. de statuten van de Volkstuindersvereniging Bunnik
   c. dit huishoudelijk reglement
   d. de bijlagen van het huishoudelijk reglement
   e. overige reglementen
2. Bij verschil van mening over de interpretatie van een regel gaat een ‘hogere’ regel boven een
   ‘lagere’. Idem als er een tegenstelling blijkt.
3. Dit huishoudelijk reglement is voor het eerst vastgesteld in de ALV van xx-xx-2024.
   
   DEFINITIES
   Artikel 2. definities
4. In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:
    AVG: De Algemene Verordening Gegevensbescherming
    Bestuur: het bestuur van de vereniging;
    Complex: een locatie waarvan de vereniging tuinen kan toewijzen aan haar leden;
    Commissie: door de ALV of het bestuur benoemde leden met een bepaalde taak;
    Huur: het bedrag dat per jaar, op basis van de oppervlakte, verschuldigd is voor het gebruik
   van een tuin’;
    Huurder: Een lid dat een tuin in gebruik heeft gekregen;
    Leden: leden van de vereniging conform de statuten;
    Tuin: een stuk grond dat aan een lid van de vereniging in gebruik kan worden gegeven. Het
   betreft het totaal of een gedeelte van de oorspronkelijk ingedeelde volkstuinen op een
   complex;
    Naastgelegen Tuin: een Tuin die direct grenst aan de betreffende tuin;
    Tuinreglement: Een set van regels en randvoorwaarden waaraan de tuinder bij het gebruik
   van zijn tuin aan gehouden is;
    Vereniging 1 : De Volkstuinders Vereniging Bunnik, afgekort VTVB;
    Werkgroep: een door het bestuur ingestelde groep met als doel om in korte tijd een opdracht
   met een specifiek doel uit te voeren.
   
   OORSPRONG
   Artikel 3. Oorsprong
5. Dit huishoudelijk reglement is de aanvulling op de statuten van de vereniging zoals laatstelijk
   vastgesteld in de ALV van xx-xx-2024

1 Zie artikel 2 van de statuten

HHR_v6_2024-01-30.doc – 3 – 11/14/2024
LEDEN EN LIDMAATSCHAP
Artikel 4. Privacy regels

1. De vereniging handhaaft de regels zoals gesteld in de AGV
2. Voor haar administratie vraagt het bestuur uitsluitend de volgende gegevens: naam, adres,
   bereikbaarheidsgegevens (telefoonnummer en/of e-mailadres), toegewezen tuinen.
3. Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor een doel zoals in statuten of HHR is
   omschreven en/of vanwege wettelijke vereisten.
4. Het bestuur kan deze gegevens (gedeeltelijk) delen met leden die belast zijn met uitvoering van
   taken voor de vereniging.
5. Leden hebben inzage en correctierecht t.a.v. de geregistreerde gegevens.
   Artikel 5. Lidmaatschap
6. Lid van de vereniging zijn zij die voldoen aan het vereiste uit de statuten 2
7. Personen die lid willen worden kunnen zich aanmelden en worden dan op een wachtlijst
   geplaatst. Zij doen dit conform de procedure aangegeven in bijlage A.
8. Een persoon op de wachtlijst krijgt uitsluitend een tuin ter beschikking als:
   a. Er vrije tuinen beschikbaar zijn;
   b. De tuincommissie van het desbetreffende complex instemt met het uitgeven van een tuin aan
   de persoon;
   c. De persoon het huurcontract voor de tuin getekend heeft.
9. Het lidmaatschap eindigt door:
   a. Overlijden. Wanneer de partner of een ander gezinslid dit verzoekt kan deze, na instemming
   van de desbetreffende tuincommissie, het contract van de overledene overnemen;
   b. Verhuizen van het lid naar buiten de gemeente. Het lid kan een uitzonderingsverzoek
   indienen bij het bestuur 3 2.
   c. Opzegging van de huurovereenkomst door het lid;
   d. Opzegging van de huurovereenkomst door de vereniging vanwege het zich niet houden aan
   de bepalingen van de huurovereenkomst 4 . Tegen deze opzegging staat, binnen 4 weken,
   beroep open, via de geschillencommissie, bij de ALV.
   Artikel 6. Verplichtingen
10. De leden zijn verplicht bij te dragen in de kosten van de VTVB 5 .
11. Leden zijn verplicht naar kunnen bij te dragen in het onderhoud van hun complex.
12. De leden zijn verplicht om wijzigingen in adresgegevens zo snel mogelijk door te geven aan de
    secretaris.
13. De leden zijn verplicht zich te houden aan de bepalingen van de statuten, huishoudelijk
    reglement en andere reglementen.
    
    GELDMIDDELEN
    Artikel 7. Borgsommen
14. Voor de uitgifte van een tuin dient de huurder een borgsom te betallen. De hoogte daarvan
    wordt, per m² vastgesteld door de ALV.
15. Bij opzeggen door het lid ontvangt deze de borgsom retour tenzij er geen zorgvuldige
    oplevering heeft plaatsgevonden naar het oordeel van de tuincommissie.

2 Zie artikel 4 van de statuten
2 Zie artikel 4.1c van de statuten
4 In de huurovereenkomst worden de betreffende vereisten uit statuten en/of HHR herhaald.
5 Zie artikel 5 van de statuten

HHR_v6_2024-01-30.doc – 4 – 11/14/2024
Artikel 8. Tuinhuur

1. Elke huurder is verplicht om jaarlijks een, door de ALV vastgesteld, bedrag per m2 van de tuin
   als huur af te dragen aan de vereniging
   Artikel 9. Kosten lidmaatschap.
2. De ALV kan vaststellen dat er een lidmaatschapsbijdrage moet worden betaald.
   Artikel 10. Overige middelen
3. Het bestuur van de vereniging kan besluiten middelen in natura of geld namens en voor de
   vereniging te accepteren.

HET BESTUUR
Artikel 11. Het bestuur

1. De vereniging kent een bestuur dat belast is met het besturen van de vereniging 6 .
   Artikel 12. Samenstelling en zittingsduur
   In de statuten 7 is de samenstelling en de zittingsduur van het bestuur geregeld. Daarnaast gelden de
   volgende bepalingen:
2. Elk lid kan maximaal 2 keer worden herkozen.
3. Het bestuur draagt zorg voor een rooster van aftreden zodanig dat de continuïteit in het bestuur
   is gewaarborgd.
4. Bij tussentijdse vacaturevervulling is de resterende zittingsduur van het te vervangen lid van
   toepassing.
   Artikel 13. Verkiezing 8
5. Het bestuur agendeert voor de jaarvergadering een voordracht voor vervanging van de
   aftredende bestuursleden.
6. Elk lid kan, mits gesteund door tenminste negen andere leden, uiterlijk zeven dagen voor de
   vergadering, schriftelijk bestuurskandidaten indienen bij het bestuur.
7. De stemming geschiedt volgens de procedure genoemd in Artikel 17
   Artikel 14. Taken
8. Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging en het actief informeren van de leden.
   Zij legt haar besluiten met de daarbij behorende motivering vast. Zij informeert de leden,
   meerdere keren per jaar actief. Dit kan door gebruik te maken van beschikbare media zoals
   website, e-mail en (hardcopy) nieuwsbrieven.
9. De secretaris is belast met de communicatie en ledenadministratie, de penningmeester met het
   financiële beheer.
10. Het bestuur kan, alleen na verkregen toestemming van de ALV, besluiten tot:
    a. rechtshandelingen en investeringen die de waarde van het daartoe vastgestelde bedrag op de
    begroting te boven gaan;
    b. het verhuren van goederen die eigendom zijn van de VTVB;
    c. het aangaan van een bankkrediet;
    6 Zie artikel 7 van de statuten.
    7 Zie artikel 7 van de statuten. Hierin staat dat:
11. Tenminste drie leden door en uit de leden van de vereniging gekozen
12. Waarbij zo mogelijk een lid vanuit elk der aangesloten complexen is opgenomen.
13. Waarbij de voorzitter, secretaris en penningmeester in functie worden gekozen.
14. Elk bestuurslid wordt gekozen voor de termijn van 4 jaar.
    8 Art 12 lid 3 t.e.m. 6 van de statuten

HHR_v6_2024-01-30.doc – 5 – 11/14/2024
d. de VTVB in rechtszaken vertegenwoordigen;
e. Van het onderdeel sub a kan tot een bedrag van 20% van de desbetreffende post in de
investeringsbegroting (naar boven) worden afgeweken indien de continuïteit van een
complex of de vereniging in het geding is;
f. Van het onderdeel sub e kan worden afgeweken indien conservatoire 9 maatregelen
noodzakelijk zijn;
g. Indien van de onderdelen sub e of f gebruik wordt gemaakt zullen de leden van de VTVB
daarover direct, gemotiveerd, worden geïnformeerd.

4. De vertegenwoordiging van de vereniging in- en buiten rechte is kan bij volmacht aan anderen
   worden overgedragen 10 .
5. Het bestuur kan zich laten bijstaan door commissies of werkgroepen.
6. Het bestuur ondersteunt de commissies of werkgroepen van bestuur of vereniging in de
   uitvoering van hun taken.
   
   DE ALGEMENE LEDEN VERGADERING
   Artikel 15. Algemeen
7. De algemene ledenvergadering (ALV) is het hoogste orgaan in de vereniging 11 .
8. Zij komt tenminste één keer per jaar bijeen 12 en verder zo vaak als conform de volgende
   artikelen noodzakelijk wordt gevonden.
9. De ALV’s worden bijeengeroepen door het bestuur
10. Onverlet het voorgaande lid heeft een zodanig aantal leden als beschreven in de statuten het
    recht een ALV bijeen te roepen 13 . Het bestuur overhandigt desgewenst aan een initiatiefnemer
    een overzicht van de leden en hun adres 14
11. Het bestuur draagt er zorg voor dat de uitnodiging voorzien van een agenda van een ALV
    tenminste 14 dagen voor de ALV in het bezit van de leden kan zijn. De agenda bevat tenminste
    de onderwerpen die behandeld worden 15 .
12. De stukken worden indien mogelijk op het besloten deel van de website geplaatst. Indien een e-
    mailadres bekend is worden deze leden per e-mail op de plaatsing attent gemaakt. Daarnaast zijn
    de stukken op verzoek ook af te halen bij de secretaris
13. In de stukken is duidelijk aangegeven welke besluiten van de ALV gevraagd worden.
14. Leden kunnen zelf agendapunten, stukken (en eventueel daarbij behorende voorstellen voor
    besluitvorming) voor de ALV aanleveren. Indien deze uiterlijk 7 dagen voor de ALV
    beschikbaar zijn bij de secretaris zorgt het bestuur voor verspreiding vooraf. Anders zijn ze ter
    vergadering beschikbaar. 16 .
15. De uitnodiging en de stukken worden in beginsel in Bcc per e-mail toegezonden. Indien deze
    mogelijkheid niet bestaat kunnen de stukken bij het secretariaat worden afgehaald.
16. Ieder lid kan zich laten vertegenwoordigen door een ander lid op voorwaarde dat een
    schriftelijke machtiging (zie bijlage C) wordt overhandigd aan het bestuur. Een gevolmachtigde
    kan maximaal één volmacht overleggen.
    Artikel 16. De onderwerpen
17. In de jaarvergadering 17 worden tenminste de volgende punten behandeld:

9 Conservatoire maatregelen zijn acties, voorafgaande aan gerechtelijke procedures, ter bewaring van de
verhaalsmogelijkheden
10 Zie art 10 statuten
11 Art 11 lid 1 van de statuten
12 Zie art 11 lid 3 van de statuten voor de verplichtingen van de jaarvergadering.
13 Art 11 lid 5 van de statuten
14 E.e.a. met in achtneming van het gestelde in de AVG en op basis van het verenigingsrecht.
15 Conform art. 18 lid 1 en 2 m.b.t. vereisten voor oproeping.
16 De termijn van 7 dagen is gekozen om het mogelijk te maken (alle) leden voor de vergadering te informeren.
17 Art 11 lid 3 van de statuten stelt dat er een jaarvergadering moet worden gehouden uiterlijk 6 maanden na afloop van
het verenigingsjaar.

HHR_v6_2024-01-30.doc – 6 – 11/14/2024
a. Het jaarverslag over het door het bestuur in het afgelopen verenigingsjaar gevoerde beleid;
b. Het jaarverslag over het door het bestuur gevoerde financiële beleid onder overlegging van
de balans en staat van baten en lasten;
c. Het verslag van de kascommissie;
d. Decharge van het bestuur;
e. De benoeming van de leden van de kascommissie;
f. Benoeming van bestuursleden;
g. De (her)benoeming van degene die waarneemt als bedoeld in art.8.6 van de statuten;
h. De begrotingen voor het lopend en komend jaar.

2. In een ALV (eventueel samenvallend met de jaarvergadering) dienen verder behandeld te
   worden:
   a. de (bijgestelde) begroting van het lopende jaar;
   b. De (ontwerp) begroting voor het komende jaar. Zowel de exploitatie- als
   investeringsbegroting;
   c. behandeling van overige voorstellen.
3. Begroting
   a. In de begroting worden de kosten en baten van de jaarlijkse exploitatie, kapitaalslasten en
   een reservering voor meerjarig onderhoud, uitgesplitst per complex, opgenomen;
   b. Op basis van de begroting worden de jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage en huur per m2 van de
   tuin voor het komend jaar vastgesteld..
   Artikel 17. Besluitvorming en stemmingen.
4. Ieder lid heeft, één stem.
5. Een gevolmachtigde kan naast zijn eigen stem een stem namens zijn volmachtgever uitbrengen.
6. Er wordt uitsluitend gestemd over voorstellen die tijdig voorafgaand aan de vergadering aan de
   leden zijn toegestuurd. (stukken namens het bestuur 14 dagen; stukken vanuit leden 7 dagen).
7. Ieder lid kan, tot het moment van besluitvorming, amendementen op een voorstel indienen op
   voorwaarde dat daardoor de strekking van het voorstel niet wordt aangetast 18 .
8. Over zaken wordt met handopsteking gestemd, over personen schriftelijk. Met uitzondering van
   besluiten over wijziging van statuten en HHR wordt een besluit geacht te zijn genomen als er
   meer voor dan tegenstemmers zijn.
9. In afwijking van het vorige artikel bestaat de mogelijkheid, bij enkelvoudige kandidaatstelling,
   de desbetreffende persoon bij acclamatie te benoemen.
10. Voor wijziging van de statuten geldt de procedure zoals aangegeven in de statuten. aangegeven
    in Artikel 22
    DE COMMISSIES
    Artikel 18. Algemeen
11. De Vereniging kent in ieder geval de volgende commissies
     De kascommissie
     Per complex een tuincommissie
     De geschillencommissie
12. De vereniging kan besluiten tot het instellen van andere (tijdelijke) commissies of werkgroepen.
    Commissies worden ingesteld door de ALV; werkgroepen door het bestuur.
13. Een commissie brengt via het bestuur verslag en advies uit aan de ALV. Het bestuur stuurt de
    bevindingen onveranderd door en kan indien wenselijk, vanuit haar bestuurlijke
    verantwoordelijkheid, advies toevoegen.
14. De commissies stemmen hun werkzaamheden af met het bestuur. Ze doen, zo mogelijk,
    schriftelijk verslag van hun activiteiten en brengen schriftelijk advies uit. Het bestuur heeft
    daartoe tenminste één keer per jaar contact met elke commissie of werkgroep.

18 Niet aanwezige leden moeten er op kunnen vertrouwen dat in de lijn van de ingediende voorstellen besloten wordt.

HHR_v6_2024-01-30.doc – 7 – 11/14/2024

5. Wanneer een commissie of werkgroep niet in staat is om haar werkzaamheden uit te voeren
   treedt het bestuur in haar plaats.
   Artikel 19. De kascommissie
6. Doel:
   a. De kascommissie controleert de juistheid en rechtmatigheid van de financiële inkomsten en
   uitgaven en de financiële verantwoording van het bestuur en brengt daarvan verslag uit aan
   de ALV.
7. Samenstelling:
   a. De kascommissie bestaat uit tenminste twee leden en een reserve lid, niet zijnde leden van
   het bestuur, welke op de jaarvergadering worden gekozen.
8. Bevoegdheid:
   a. De kascommissie heeft het recht op elk moment controle van de boeken uit te voeren.
   Artikel 20. De tuincommissie
9. Doel:
   a. De commissie regelt de praktische zaken op het complex waarvoor zij is gekozen.
10. Samenstelling:
    a. De commissie bestaat uit tenminste 3 leden, waaronder een bestuurslid, welke worden
    gekozen op de ALV en in principe benoemd voor een periode van 4 jaar.
11. De taken:
    a. Het bestuur adviseren over het aangaan van (nieuwe) huurcontracten;
    b. Het bestuur adviseren over het opzeggen van huurcontracten;
    c. Het in overleg met het bestuur bijhouden van een wachtlijst per complex;
    d. Het toezien op de naleving van het tuinreglement van het complex en hierover rapporteren
    aan het bestuur; het bemiddelen bij voorkomende problemen per complex;
    e. Voert tenminste één keer per jaar een schouw uit en adviseert de gebruikers over gewenste
    maatregelen om het complex een bij de vereniging gewenste uitstraling te geven. De
    commissie controleert of aan haar wensen gevolg wordt gegeven en brengt hierover verslag
    uit aan het bestuur, zo nodig vergezeld van een advies hoe te handelen. Het bestuur besluit
    daarover binnen 2 weken 19 ;
    ;
    f. De commissie heeft de mogelijkheid om jaarlijks een bijeenkomst voor tuinders op hun
    complex te organiseren om lokale ontwikkelingen te bespreken en wensen te inventariseren;
    g. De commissie stelt ten behoeve en voorafgaande aan de jaarbegroting een lijst op met
    noodzakelijke en gewenste verbeteringen op het complex;
    h. De commissie doet voorstellen voor aanpassing van het lokale tuinreglement.
    Artikel 21. De geschillen commissie 20 .
12. Doel:
    a. De commissie geeft een onafhankelijk oordeel over geschillen van mening tussen bestuur en
    één of meer leden.
13. Samenstelling:
    a. De commissie bestaat uit tenminste 3 leden, welke worden gekozen op de ALV en benoemd
    voor een periode van 2 jaar. Zij is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de ALV.
14. De taken:
    a. De commissie neemt alleen geschillen (waaronder klachten) in behandeling als daarover
    eerst (gepoogd is) in onderling overleg tot overeenstemming te komen en pas als dit niet
    gelukt is.
    19 Los daarvan hebben Partijen het recht om naar de rechter te stappen
    20 Bewust is geen vertrouwensfunctie opgenomen. In naar verwachting zeldzaam voorkomende gevallen zal ee
    onafhankelijk persoon worden aangezocht.

HHR_v6_2024-01-30.doc – 8 – 11/14/2024
b. Neemt kennis van klachten en/of een beroep tegen een besluit van het bestuur en/of de
tuincommissie.
c. De commissie hoort alle partijen. Daaronder tenminste de klager, beklaagde(n) en het
bestuur.
d. De commissie doet binnen 4 weken uitspraak
e. De uitspraak van de commissie wordt, binnen 4 weken aan de ALV voorgelegd ter finale
besluitvorming 21

WIJZIGING HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Artikel 22. Algemeen

1. Voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement kunnen door zowel bestuur als leden
   worden ingediend.
2. Voorstellen tot wijziging worden te allen tijde voorzien van een advies van het bestuur. Het
   bestuur draagt zorg voor een tijdige beschikbaarheid van haar advies.
3. Besluiten over voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement vergen de procedure
   zoals aangegeven in de statuten 22 .
4. Besluitvorming over bijlagen van het huishoudelijk reglement geschiedt bij gewone
   meerderheid van het aantal aanwezige stemmen.
   ONVOORZIENE GEVALLEN
   Artikel 23.
5. In alle gevallen waarin door de wet en de statuten niet is voorzien, beslist het bestuur, zonodig
   gehoord de leden van de vereniging.
6. Het bestuur legt daarover verantwoording af aan de ledenvergadering
   
   Bijlage A. Procedure toelating voor personen op de wachtlijst
7. Personen die lid willen worden van de VTVB kunnen zich aanmelden bij de secretaris of de lokale
8. tuincommissie en worden dan op een wachtlijst voor de gewenste locatie geplaatst.
9. Zij leveren daartoe de volgende gegevens (schriftelijk of per e-mail) aan bij de secretaris:
10. volledige naam
11. adres
12. [telefoonnummer]
13. [e-mailadres]
14. Gewenste complex van een volkstuin
15. Gewenste omvang van een volkstuin
    Het gebruik van de bovenstaande gegevens geschiedt conform Artikel 4 van het HHR..
    De secretaris stemt de wachtlijsten en de tuincommissies informeren elkaar over wijzigingen op de
    wachtlijst. De toewijzing van tuinen geschied op basis van het HHR artikel 5 lid 3.
    Bij het vrijkomen van een tuin wordt als volgt gehandeld:
    Percelen die conform Bijlage B zijn op te delen worden eerst opgedeeld in kleinere tuinen.
    De vrije tuinen worden in de volgende prioriteit uitgegeven
    a. Eerst wordt de wachtlijst van niet-leden afgewerkt, in volgorde van de tijd dat ze op deze
    lijst staan;
    b. Aan een lid, op de wachtlijst, dat te kennen heeft gegeven een extra tuin te willen gebruiken;
    c. Kavels met kas worden alleen uitgegeven aan huurders die tenminste 1 jaar lid zijn.
    Het bestuur beslist over de toewijzing, gehoord de tuincommissie van het desbetreffende complex.

————————————————————————————————————————————–

Tuinreglement (concept)

VOLKSTUINDERSVERENIGING Bunnik
Complexen Tolhuislaan en Rijneiland
Laatst vastgesteld xx-xx-2024

Dit reglement is een uitwerking van art. 19 van het huishoudelijk reglement.
I. Algemene regels
Gebruik van de tuin : geen commercie
 De tuin mag uitsluitend worden gebruikt voor het kweken van groenten, fruit en/of
bloemen voor eigen gebruik.
 Op het complex mogen geen tuinbenodigdheden, mest, plantmateriaal, groente, fruit of
bloemen of andere zaken worden verkocht.
 Op het complex mogen geen drukwerken met winstoogmerk worden verspreid en /of
plakkaten aangebracht. Evenmin mag men rondgaan met (handtekening-)lijsten of
collectes houden.

De tuincommissie
 Per complex is er een tuincommissie. Deze ziet toe op het op een zorgvuldige wijze
omgaan met de regels en elkaar. Ze houdt tenminste 1 x jaar een schouw en doet daarbij
aanbevelingen die moeten worden opgevolgd
 De tuincommissie ziet toe op het zorgvuldig gebruik van de aanwezige hulpmiddelen. Ze
houdt, in afstemming met de penningmeester, de inventaris van de hulpmiddelen per
complex bij.

Toegang complex
 Bij het betreden en het verlaten van het complex dient men de hekken zo mogelijk direct
te sluiten en niet zonder toezicht open te laten staan.
 Leden en personen met toestemming van leden hebben toegang tot het complex. Laat
geen andere onbevoegde personen toe. Leden zien erop toe dat personen aan wie zij
incidenteel toegang verlenen deze regels respecteren.
 (Klein)Kinderen (van leden) mogen uitsluitend onder begeleiding worden toegelaten.
 Huisdieren zijn toegestaan, mits aangelijnd door de eigenaar/lid van de VTVB, in de
omgeving van de eigen tuin.
 Betreedt geen perceel van een andere tuinder buiten diens aanwezigheid, tenzij met
haar/zijn toestemming. Deze regel geldt niet voor bestuursleden of leden van de
tuincommissie.

VTV_tuinreglement_2024-02-21_v3.doc – 2 – 21-02-2024
Omgang met andermans eigendom (van vereniging en leden)
 Respecteer de eigendommen van de vereniging en van leden en voorkom beschadiging of
ontvreemding. Meld geconstateerde schade aan bestuur of tuincommissie.
 Gemotoriseerd gereedschap van de vereniging mag alleen worden gebruikt na instructie
en afstemming met een lid van de tuincommissie.
 Ieder lid helpt, in afstemming met de tuincommissie, jaarlijks gedurende twee dagdelen
mee aan het regelmatig onderhoud van het complex.
 De kruiwagens en handgereedschappen zijn bedoeld voor gebruik op het complex.
(Eigendommen van de vereniging als kruiwagens en andere hulpmiddelen mogen alleen
incidenteel worden meegenomen en buiten het complex gebruikt, indien vooraf overleg is
gepleegd met een lid van de tuincommissie). Na gebruik wordt alles weer terug geplaatst
op de daarvoor bestemde plek.
 Bedien de pompen zorgvuldig en niet anders dan te doen gebruikelijk is.

Afval
 Bewaar groenafval op het eigen perceel, zoveel mogelijk in een compostbak of in een
gezamenlijk compostbed.
 Het is verboden tuin- en/of andersoortig afval over het hek of de omheining te werpen.

Tot slot
 De relaties met omwonenden en de gemeente zijn goed. Laten we er samen voor zorgen
dat dit zo blijft.

II. Algemeen Onderhoud
 Elk tuinperceel dient op 1 december winterklaar te zijn gemaakt. Dat wil zeggen:
tijdelijke plastic kassen/tunneltjes dienen op die datum te zijn verwijderd en
gebruiksmaterialen zijn opgeruimd
 De percelen dienen het gehele jaar door zoveel mogelijk vrij van onkruid te worden
gehouden.

III. Bestrijdingsmiddelen
 Alleen het toepassen van biologische (afbreekbare) bestrijdingsmiddelen is toegestaan.
Het bestuur kan bij uitzondering ontheffing verlenen om andere middelen toe te staan.

IV. Verduurzamingproducten

VTV_tuinreglement_2024-02-21_v3.doc – 3 – 21-02-2024
 Het gebruik van verduurzamingmiddelen op het complex (verf, carbolineum, olie etc.) is
ongewenst. In voorkomend geval met grote omzichtigheid toepassen om vervuiling van
de grond te voorkomen. Overleg desnoods voor toepassing met bestuur of tuincommissie.
(Dit geldt niet voor materiaal dat elders verduurzaamd werd, voor het is aangevoerd).

V. Opslag van mest, compost en

materialen

 Tuinmateriaal, mest, compost of ander materiaal dient op het eigen tuinperceel te worden
opgeslagen. De opslag van deze materialen moet beperkt blijven tot die
materialen/benodigdheden, die een functie hebben met betrekking tot het tuinieren en als
zodanig ook daadwerkelijk door de huurder van het betreffende perceel gedurende het
seizoen worden gebruikt.
 Mest- en composthopen mogen niet direct tegen de afrastering/omheining worden
geplaatst ter voorkoming van rotting/beschadiging.

VI. Gebruik afvalbakken
 Ieder lid kan naar behoefte gebruik maken van de afvalbaken om daarin het daarvoor
bedoelde afval van zijn of haar perceel te deponeren. Planten(resten) worden vooraf
zoveel mogelijk ontdaan van grond. Grote takken en/of stukken hout, plastic e.d. dienen
vooraf zo goed mogelijk te worden verschrot. Plastic, glas en metaalwaren dienen naar
eigen huis te worden meegenomen, of in de daarvoor bestemde kliko te worden
afgevoerd.
 Het bestuur moedigt het zelf composteren van het eigen tuinafval nadrukkelijk aan.
 Oude betontegels, stenen e.d. dient ieder lid zelfstandig en met eigen middelen af te
voeren.

VII. Tuinafscheidingen, bebouwing en bomen

 Tuinafscheidingen worden exact op de grens tussen percelen geplaatst en dienen bij
voorkeur te zijn gemaakt van duurzaam materiaal. Tuinafscheidingen van aanpalende
tuinen mogen niet hoger zijn dan 30 cm, tenzij met toestemming van de huurder van de
aangrenzende tuin.
 Louter houten palen met gegalvaniseerd staaldraad heeft de voorkeur van het bestuur.
(Onkruid dient gemakkelijk te kunnen worden verwijderd). Een groene haag mag alleen
worden geplant met toestemming van de huurder van de aangrenzende tuin(en) òp de
grens worden geplant. In andere gevallen dient de haag minimaal 0,25 meter uit de grens
op het perceel tuin van de huurder te worden geplant en deze mag niet uitsteken over de

VTV_tuinreglement_2024-02-21_v3.doc – 4 – 21-02-2024
tuingrens en niet hoger zijn dan 1,20 meter. Overhangende takken mogen worden
ingekort door de buren.
 De aan de complexen grenzende bermen mogen niet voor opslag of andere doeleinden
worden gebruikt.
 Onder meer ter voorkoming van schaduwwerking mogen bomen niet binnen 2,5 meter
van de aangrenzende tuingrens of paden worden geplant, ze mogen niet hoger worden
dan 3 meter 1 en niet over de tuinafscheiding uitsteken.
Struiken, bol-/knolgewassen hoger dan 1 meter mogen niet binnen 0,5 meter van de
tuingrens worden geplant en mogen niet over de tuingrens uitsteken of hinderlijk zijn
voor gebruikers van de paden.
 Het is niet toegestaan soorten te kweken die voor overlast op het tuinencomplex zorgen,
bijvoorbeeld door sterke zaadvorming of wortelstokken. Bij het kweken van diverse
groente (aardappels, kolen) dient rekening gehouden te worden met gevoeligheid voor
ziekte, het bestuur beveelt wisselteelt aan.
 Voor het plaatsen van een eigen opslag voor gereedschap e.d. dient men contact op te
nemen met de tuincommissie over onder meer de max. afmetingen.

VIII. Einde huur
 Bij het beëindigen van de huur van een perceel dient de huurder dit schoon op te leveren,
vrij van begroeiing. . Dit geldt ook voor gezamenlijke tuinafscheidingen, anders dan in
dit reglement beschreven. Een uitzondering daarop vormen die planten/ bomen/ struiken
die nadrukkelijk door de nieuwe huurder worden overgenomen.
 De tuincommissie beoordeelt of aan de bovenstaande eisen is voldaan.

IX. Aparte bepalingen complex Rijneiland

Jaarlijks stelt de tuincommissie een schema op voor het buitenplaatsen van de volle groen-
kliko’s. Indien een lid niet in staat is de kliko’s de betreffende datum buiten te plaatsen, dient
deze zelf een vervanger te regelen.
Indien een lid water uit een watervoorraad bij een pomp gebruikt, dient deze de voorraad na
verbruik weer aan te vullen.

X. Aparte bepalingen complex

Tolhuislaan

1 Een uitzondering kan worden gemaakt voor bestaande bomen. Dit ter beoordeling van het bestuur.

VTV_tuinreglement_2024-02-21_v3.doc – 5 – 21-02-2024
De volgende punten 1 t.e.m. 6 hebben betrekking op die percelen die specifiek bedoeld zijn
om daarop een plantenkas met stahoogte te realiseren; verder genoemd “bestemd perceel”.

1. Wachtlijst en aanmelding
   a. Elk lid kan zich op de wachtlijst voor een kas laten plaatsen indien het
   tenminste 1 jaar staat ingeschreven als lid.
   b. De wachtlijst valt onder verantwoordelijkheid van het bestuur. Het bestuur kan
   een lid vragen het beheer van de wachtlijst te verzorgen.
2. Toewijzing
   a. Een lid kan slechts aanspraak maken op één bestemd perceel.
   b. Een kas wordt toegewezen op volgorde van aanmelding op de wachtlijst en
   indien de tuinder blijk heeft gegeven van goed tuinderschap. Dit ter
   beoordeling van het bestuur.
   c. De verhuur van een bestemd perceel is primair voorbehouden aan leden die
   tuinieren op een onbebouwd perceel (koude grond). Als een lid afstand doet
   van zijn onbebouwde perce(e)l(en) vervalt daarmee tevens het recht op zijn
   bestemde perceel en doet hij afstand van de daarop aanwezige voorzieningen.
   d. In aanvulling op lid c. kan het bestuur besluiten de kas met onderliggende
   grond onder voorwaarden te blijven verhuren aan de laatste eigenaar.
3. Onderhoud
   a. Het bestuur ziet toe op zorgvuldig gebruik van de kas. Indien het bestuur
   besluit dat onderhoud is aangewezen, stelt het bestuur de huurder tijdig op de
   hoogte van het uit te voeren onderhoud. Bij het achterwege blijven van
   noodzakelijk onderhoud kan het bestuur dit opdragen aan derden. De kosten
   komen daarbij ten laste van de huurder.
   b. Bij ondeskundig gebruik of onderhoud kan het bestuur besluiten de huur van
   het perceel te beëindigen.
4. Beëindigen gebruik bestemd perceel (t.b.v. kas)
   a. Bij beëindigen van de huur van een bestemd perceel dient dit schoon en vrij
   van bouwsels te worden opgeleverd conform hetgeen in VIII Einde huur . is
   bepaald.
   b. Het vrijkomende perceel kan na oplevering, in volgorde van de wachtlijst, door
   de tuincommissie worden toegewezen aan een nieuwe huurder. De nieuwe
   huurder kan met de oude huurder in onderling overleg een overname van de
   bestaande plantenkas overeenkomen.
   c. Als richtprijs voor overname van een plantenkas hanteert de vereniging de
   aantoonbare aanschafwaarde minus de lineaire afschrijving over een periode
   van 10 jaar.
   d. Indien geen overeenstemming over overname wordt bereikt geldt lid a.
5. Aanvaarden leeg bestemd perceel
   a. Indien een lid huurder is geworden van een bestemd perceel, verplicht hij zich
   binnen een jaar tot het realiseren van een plantenkas.
6. Afmetingen plantenkas
   a. De maximale hoogte van de plantenkas mag 210 cm(goot) of 260 cm (nok)
   bedragen. In overleg met het bestuur kan hiervan worden afgeweken.
   In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, besluit het bestuur gehoord de
   tuincommissie.

VTV_tuinreglement_2024-02-21_v3.doc – 6 – 21-02-2024

Dit tuinreglement treedt in werking veertien dagen nadat het is vastgesteld in de Algemene
Leden Vergadering.

Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering van xx-xx- 2024.
Voorzitter,………………… ….                                  Secretaris,……………………